Zentrale IT-Beschaffung für National Express Rail
National Express Rail bündelt unterschiedliche IT-Bestellprozesse bei U+P. Ein zentraler Ansprechpartner vereinfachte die Beschaffung und reduzierte den Koordinationsaufwand.
Unterschiedliche IT-Bedarfe über einen zentralen Beschaffungspartner steuern
Wenn IT-Hardware bei verschiedenen Händlern bestellt wird, steigt der organisatorische Aufwand schnell an. Angebote müssen separat eingeholt, Lieferzeiten verglichen und mehrere Ansprechpartner koordiniert werden. Hinzu kommen unterschiedliche Bestellabläufe, Konditionen und Rückfragen.
National Express Rail stand vor genau dieser Herausforderung. Verschiedene IT-Produkte und Projekte wurden über mehrere Anbieter abgewickelt. Für IT und Einkauf bedeutete dies einen komplexen und zeitintensiven Abstimmungsprozess.
U+P bündelte die unterschiedlichen IT-Bestellprozesse in einem zentralen Beschaffungsmodell. National Express Rail erhielt damit einen festen Ansprechpartner für verschiedene Produktgruppen und Projektanforderungen.
Das Ergebnis: weniger Abstimmungsaufwand, einheitlichere Prozesse und eine deutlich vereinfachte IT-Beschaffung.
Die Ausgangssituation
Der IT-Bedarf von National Express Rail umfasst unterschiedliche Produkte und Beschaffungsvorhaben.
Je nach Anforderung wurden verschiedene Händler und Lieferanten einbezogen. Dadurch entstand eine Vielzahl voneinander getrennter Bestellprozesse.
Für jede Anfrage mussten Angebote eingeholt, Produkte abgestimmt und Liefermöglichkeiten geprüft werden. Bei parallelen Vorhaben erhöhte sich der Koordinationsaufwand zusätzlich.
Typische Herausforderungen waren:
- mehrere Ansprechpartner für unterschiedliche Produktbereiche
- unterschiedliche Angebots- und Bestellprozesse
- separater Abstimmungsbedarf bei jedem Anbieter
- uneinheitliche Aussagen zu Preisen, Lieferzeiten und Verfügbarkeit
- höherer administrativer Aufwand für IT und Einkauf
- erschwerte Übersicht über laufende Bestellungen und Projekte
Die Herausforderung
Die Aufgabe bestand darin, unterschiedliche IT-Anforderungen über einen gemeinsamen Beschaffungsprozess abzubilden.
National Express Rail benötigte weiterhin Zugriff auf ein breites Produktspektrum. Die Zentralisierung durfte deshalb nicht dazu führen, dass die Auswahl auf einzelne Hersteller oder wenige Produktgruppen beschränkt wurde.
Gleichzeitig sollte die Zahl der beteiligten Lieferanten und Ansprechpartner reduziert werden.
Im Mittelpunkt standen vier Ziele:
Zentrale Koordination
Verschiedene Bestellungen und IT-Projekte sollten über einen festen Ansprechpartner gesteuert werden.
Breite Produktauswahl
Unterschiedliche Hardwareanforderungen sollten möglichst aus einer Hand abgedeckt werden.
Transparente Beschaffung
Preis, Verfügbarkeit, Alternativen und Lieferzeiten sollten zentral geprüft und kommuniziert werden.
Entlastung interner Teams
IT und Einkauf sollten weniger Zeit für die Abstimmung mehrerer Anbieter aufwenden müssen.
Die Lösung: Bündelung der IT-Bestellprozesse bei U+P
U+P übernahm die zentrale Koordination der unterschiedlichen IT-Beschaffungsvorhaben von National Express Rail.
Anstatt mehrere Händler einzeln anzufragen und zu steuern, konnte der Bedarf gebündelt an einen festen Ansprechpartner übermittelt werden. U+P prüfte daraufhin geeignete Produkte, Konditionen, Verfügbarkeiten und Liefermöglichkeiten.
Durch die herstellerunabhängige Ausrichtung sowie die Kontakte zu Herstellern und Distribution konnten unterschiedliche Produktanforderungen innerhalb eines gemeinsamen Beschaffungsprozesses berücksichtigt werden.
So entstand eine zentrale Schnittstelle zwischen National Express Rail und dem IT-Markt.
Das Ergebnis
Durch die Zentralisierung der IT-Bestellprozesse bei U+P wurde die Beschaffung für National Express Rail deutlich übersichtlicher.
Ein fester Ansprechpartner übernahm die Koordination unterschiedlicher Produktanforderungen und Projekte. Dadurch sank der interne Abstimmungsaufwand, während die herstellerunabhängige Produktauswahl erhalten blieb.
IT und Einkauf konnten sich stärker auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren, anstatt verschiedene Händler, Angebote und Lieferprozesse parallel steuern zu müssen.
Mehr Zeit für das operative Kerngeschäft
Die Zentralisierung reduzierte nicht nur die Zahl der Bestellwege. Sie verringerte auch den wiederkehrenden Aufwand, der durch die Abstimmung unterschiedlicher Lieferanten entstand.
Anstatt einzelne Händler zu vergleichen, Rückmeldungen nachzuverfolgen und mehrere Bestellvorgänge parallel zu koordinieren, konnte National Express Rail die Anforderungen gebündelt an U+P übergeben.
Dadurch wurden interne Ressourcen entlastet und die Verantwortlichen konnten sich stärker auf ihre fachlichen und betrieblichen Aufgaben konzentrieren.
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