Automatisierte Hardware-Bereitstellung entlastet die IT von Klosterfrau
Klosterfrau automatisierte die Bereitstellung neuer Hardware. Geräte konnten direkt an Anwender geliefert und ohne zeitaufwendige manuelle Einrichtung durch die IT genutzt werden.
Neue Hardware bereitstellen, ohne jedes Gerät manuell einzurichten
Die Bereitstellung neuer Arbeitsplatzhardware ist für viele IT-Abteilungen mit erheblichem Aufwand verbunden. Bevor ein Notebook oder PC genutzt werden kann, müssen häufig Einstellungen vorgenommen, Unternehmensrichtlinien berücksichtigt und die erforderlichen Anwendungen bereitgestellt werden.
Bei Klosterfrau wurde jede neu gelieferte Hardware zunächst manuell durch die interne IT-Abteilung eingerichtet. Erst nach Abschluss dieser Arbeiten konnte das Gerät an den jeweiligen Anwender übergeben werden.
Dieser Prozess band regelmäßig personelle Kapazitäten und verzögerte die Bereitstellung neuer Arbeitsplätze. Gemeinsam mit Klosterfrau entwickelte U+P deshalb ein Modell, bei dem die Hardware direkt an die Endanwender geliefert und anschließend automatisiert eingerichtet werden konnte.
Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit für die IT-Abteilung und eine schnellere Bereitstellung einsatzfähiger Geräte.
Die Ausgangssituation
Neue Hardware wurde bei Klosterfrau zunächst zentral an die IT-Abteilung geliefert.
Dort mussten die Geräte einzeln bearbeitet und für den jeweiligen Einsatz vorbereitet werden. Dazu gehörten die notwendigen Konfigurationsschritte, bevor die Systeme an die Anwender ausgegeben werden konnten.
Dieser Ablauf war zeitaufwendig. Mit jedem zusätzlichen Gerät stieg der manuelle Aufwand in der IT-Abteilung.
Besonders bei mehreren parallelen Bereitstellungen oder kurzfristigem Bedarf entstanden organisatorische Engpässe. Die IT-Mitarbeitenden mussten neben ihren eigentlichen Aufgaben regelmäßig Zeit für wiederkehrende Einrichtungsarbeiten einplanen.
Zu den wesentlichen Herausforderungen gehörten:
- manuelle Bearbeitung jedes einzelnen Geräts
- hoher Zeitaufwand bei wiederkehrenden Bereitstellungen
- zusätzliche Belastung der internen IT-Abteilung
- verzögerte Übergabe an die Endanwender
- organisatorischer Aufwand für Zwischenlagerung und Verteilung
- begrenzte Skalierbarkeit bei größeren Stückzahlen
Die Herausforderung
Ziel war es, den Bereitstellungsprozess deutlich zu vereinfachen, ohne die definierten IT- und Sicherheitsvorgaben von Klosterfrau zu umgehen.
Die Geräte sollten möglichst direkt an den vorgesehenen Einsatzort geliefert werden. Gleichzeitig mussten sie so in die bestehende IT-Umgebung eingebunden werden, dass die Anwender schnell und zuverlässig mit ihrer Arbeit beginnen konnten.
Im Mittelpunkt standen vier Anforderungen:
Weniger manuelle Eingriffe Die IT-Abteilung sollte nicht mehr jedes Gerät einzeln vorbereiten müssen.
Direkte Lieferung Neue Hardware sollte direkt an den jeweiligen Anwender beziehungsweise den vorgesehenen Standort geliefert werden können.
Einheitliche Bereitstellung Die Geräte sollten nach festgelegten Vorgaben eingerichtet werden.
Schnelle Inbetriebnahme Zwischen Lieferung und produktiver Nutzung sollte möglichst wenig Zeit liegen.
Die Lösung: Direkte Lieferung und automatisierte Einrichtung
U+P entwickelte gemeinsam mit Klosterfrau einen angepassten Prozess für die Bereitstellung neuer Hardware mit Microsoft Intune und Autopilot.
Die Geräte wurden nicht mehr grundsätzlich zur manuellen Bearbeitung an die interne IT-Abteilung geliefert. Stattdessen erfolgte die Auslieferung direkt an die vorgesehenen Endanwender.
Nach dem ersten Start wurden die Systeme automatisiert nach den definierten Vorgaben eingerichtet. Dadurch konnten notwendige Einstellungen und Anwendungen bereitgestellt werden, ohne dass ein IT-Mitarbeitender jedes Gerät zuvor manuell bearbeiten musste.
Entlastung der internen IT-Abteilung
Der größte Nutzen für Klosterfrau lag in der deutlichen Reduzierung wiederkehrender Einrichtungsarbeiten.
Die IT-Abteilung musste neue Geräte nicht mehr einzeln auspacken, vorbereiten und anschließend an die jeweiligen Anwender weitergeben. Dadurch wurden personelle Kapazitäten frei, die für andere fachliche und technische Aufgaben genutzt werden konnten.
Besonders bei mehreren neuen Geräten zeigte sich der Vorteil des automatisierten Modells. Der Aufwand stieg nicht mehr im gleichen Verhältnis zur Anzahl der auszuliefernden Systeme.
Die interne IT konnte sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, die individuelle Abstimmung, fachliches Know-how oder direkte Unterstützung erforderten.
Schnellere Nutzung durch die Endanwender
Auch für die Mitarbeitenden von Klosterfrau vereinfachte sich der Ablauf.
Die Geräte wurden direkt an den vorgesehenen Einsatzort geliefert. Nach dem ersten Start begann der automatisierte Einrichtungsprozess. Die Anwender mussten nicht darauf warten, dass die Hardware zunächst intern bearbeitet und anschließend weitergegeben wurde.
Dadurch verkürzte sich der Weg von der Beschaffung bis zum einsatzfähigen Arbeitsplatz.
Die neue Lösung war besonders hilfreich bei:
- der Ausstattung neuer Mitarbeitender
- dem Austausch bestehender Geräte
- der Versorgung verschiedener Standorte
- kurzfristigem Ersatzbedarf
- größeren Hardwareerneuerungen
- standardisierten Arbeitsplatzmodellen
Das Ergebnis
Mit der automatisierten Hardware-Bereitstellung konnte Klosterfrau den manuellen Aufwand innerhalb der IT-Abteilung deutlich reduzieren.
Neue Geräte wurden direkt an die Endanwender geliefert und nach der ersten Inbetriebnahme automatisiert eingerichtet. Dadurch entfielen wiederkehrende manuelle Tätigkeiten und mehrere interne Prozessschritte.
Die IT-Abteilung wurde spürbar entlastet, während Anwender ihre Systeme schneller in Betrieb nehmen konnten.
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