Eliminierung manuellen Aufwands im Einkauf auf Null
Bei ENGIE Deutschland mussten Bedarfsanforderungen und Bestellungen manuell in SAP übertragen werden. Eine angebundene Beschaffungslösung mit Punch-out-Verfahren automatisierte den Prozess.
Vom manuellen Bestellprozess zur direkten SAP-Anbindung
Wiederkehrende IT-Bestellungen sollten möglichst einfach, nachvollziehbar und fehlerfrei ablaufen. In der Praxis entstehen jedoch häufig Medienbrüche: Produkte werden in einem Shop ausgewählt, Bestelldaten anschließend manuell übertragen und Artikelnummern oder Preise erneut geprüft.
Bei ENGIE Deutschland führte genau dieser Ablauf zu einem hohen administrativen Aufwand im Einkauf. Jede Bedarfsanforderung und jede Bestellung musste manuell in das bestehende SAP-System eingegeben werden. Das kostete Zeit, band personelle Kapazitäten und erhöhte das Risiko von Übertragungsfehlern.
Gemeinsam mit ENGIE Deutschland entwickelte U+P eine Shop-Anbindung auf Basis eines Punch-out-Verfahrens. Dadurch konnten Shop und SAP direkt miteinander verbunden und die relevanten Bestelldaten automatisiert übertragen werden.
Das Ergebnis: Der manuelle Erfassungsaufwand in den angebundenen Bestellschritten wurde auf null reduziert.
Die Ausgangssituation
Die Beschaffung von IT-Produkten war bei ENGIE Deutschland mit mehreren manuellen Arbeitsschritten verbunden.
Nach der Auswahl der benötigten Artikel mussten die Informationen aus dem Beschaffungsprozess in SAP übernommen werden. Dazu gehörten unter anderem Produktdaten, Artikelnummern, Mengen und Preise.
Jede Bedarfsanforderung und jede Bestellung musste einzeln erfasst werden. Für den Einkauf bedeutete das einen erheblichen Zeitaufwand – insbesondere bei wiederkehrenden Bestellungen und einer größeren Anzahl von Beschaffungsvorgängen.
Neben dem administrativen Aufwand entstanden weitere Herausforderungen:
- Produktdaten mussten mehrfach geprüft und übertragen werden
- Abweichende Artikelnummern erschwerten die eindeutige Zuordnung
- Preisunterschiede zwischen Shop und Bestellsystem mussten manuell geklärt werden
- Tipp- und Übertragungsfehler konnten zusätzliche Rückfragen verursachen
- Wiederkehrende Routinetätigkeiten banden Kapazitäten im Einkauf
Die Herausforderung
Ziel war es, den Bestellprozess deutlich zu vereinfachen, ohne die bestehenden Einkaufs- und Freigabeprozesse in SAP zu umgehen.
Die Lösung musste sich deshalb in die vorhandene Systemlandschaft integrieren. Gleichzeitig sollten die Mitarbeitenden weiterhin auf ein definiertes Produktsortiment zugreifen und ihre Auswahl in einer übersichtlichen Shop-Umgebung treffen können.
Im Mittelpunkt standen drei Anforderungen:
Weniger manuelle Arbeit
Produkt- und Bestelldaten sollten nicht länger von Hand aus einem System in ein anderes übertragen werden müssen.
Konsistente Daten
Preise, Produktbezeichnungen und Artikelnummern sollten im Bestellprozess einheitlich verwendet werden.
Bestehende Prozesse beibehalten
Die weitere Bearbeitung, Freigabe und Bestellung sollte weiterhin innerhalb der bei ENGIE Deutschland etablierten SAP-Prozesse erfolgen.
Die Lösung: Shop-Anbindung per Punch-out-Verfahren
U+P implementierte eine Shop-Anbindung, die den Beschaffungsshop direkt mit dem SAP-System von ENGIE Deutschland verband.
Über das Punch-out-Verfahren konnten die Mitarbeitenden den angebundenen Shop aus dem bestehenden Beschaffungsprozess heraus aufrufen. Dort wählten sie die benötigten IT-Produkte aus dem vorgesehenen Sortiment aus.
Nach Abschluss der Produktauswahl wurden die relevanten Warenkorb- und Artikeldaten automatisiert an SAP zurückgegeben. Eine erneute manuelle Erfassung war nicht mehr erforderlich.
Der neue Ablauf:
- Der Mitarbeitende startet den Beschaffungsvorgang im vorhandenen System
- Der angebundene U+P-Shop wird direkt aufgerufen
- Die benötigten Produkte werden ausgewählt
- Der Warenkorb wird automatisiert an SAP übertragen
- Die Bestellung durchläuft die bestehenden Prüf- und Freigabeprozesse.
Das Ergebnis
Mit der Punch-out-Anbindung wurde der zuvor manuelle Erfassungsprozess automatisiert.
Die Mitarbeitenden konnten benötigte Produkte weiterhin komfortabel auswählen, während die relevanten Daten direkt an SAP übertragen wurden. Der manuelle Aufwand für die Übernahme der Bedarfsanforderungen und Bestelldaten wurde in den angebundenen Prozessschritten auf null reduziert.
Gleichzeitig wurden wiederkehrende Probleme mit Preisabweichungen und Artikelnummern vermieden.
Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben im Einkauf
Die Automatisierung hatte nicht nur Auswirkungen auf die Prozessgeschwindigkeit. Sie entlastete die Mitarbeitenden auch von repetitiven Tätigkeiten, die bei jeder einzelnen Bestellung erneut anfielen.
Anstatt Produktdaten manuell zu übertragen und mögliche Abweichungen zu prüfen, konnte sich der Einkauf stärker auf koordinierende und strategische Aufgaben konzentrieren.
Die Lösung zeigt, wie sich ein individueller Beschaffungsshop sinnvoll in bestehende Unternehmensprozesse integrieren lässt. Entscheidend ist dabei nicht allein die technische Anbindung, sondern ein abgestimmter Ablauf, der Sortimente, Produktdaten und vorhandene Freigabeprozesse berücksichtigt.
Strukturierte IT-Beschaffung mit angebundenen Shop-Lösungen
Unternehmen mit wiederkehrendem IT-Bedarf profitieren von Beschaffungsprozessen, die sich an ihren internen Strukturen orientieren.
Individuelle Shops können definierte Sortimente, vereinbarte Produkte und standardisierte Bestellwege abbilden. Eine projektbezogen geprüfte Anbindung an bestehende Beschaffungssysteme kann zusätzlich dazu beitragen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Datenqualität zu verbessern.
U+P begleitet solche Vorhaben von der Abstimmung der Anforderungen bis zur Umsetzung eines passenden Beschaffungsmodells.
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