Komplexe Hardwarebestellungen für bofrost effizient zentralisiert
bofrost bündelt auch kleinteilige Hardwarebestellungen für 141 Rechnungsempfänger. Ein Rahmenvertrag und ein Vorratslager sorgten für mehr Effizienz und schnellere Lieferungen.
Europaweite Hardwarebestellungen effizient und flexibel abwickeln
Kleinteilige Bestellungen sind in der IT-Beschaffung häufig besonders aufwendig. Viele einzelne Bedarfe müssen erfasst, korrekt zugeordnet und an unterschiedliche Standorte oder Rechnungsempfänger geliefert werden.
Bei bofrost kam eine zusätzliche Anforderung hinzu: Die Hardwarebestellungen sollten europaweit abgewickelt und insgesamt 141 unterschiedlichen Rechnungsempfängern zugeordnet werden. Dabei handelte es sich nicht nur um größere Sammelbestellungen, sondern regelmäßig auch um kleinere Mengen und Einzelbedarfe.
U+P entwickelte dafür ein abgestimmtes Beschaffungsmodell aus Rahmenvertrag, zentraler Koordination und Vorratshaltung. So konnten auch kleinteilige Anforderungen effizient bearbeitet und freigegebene Hardwarekonfigurationen kurzfristiger bereitgestellt werden.
Das Ergebnis: ein flexiblerer Bestellprozess, eine höhere Verfügbarkeit und weniger Aufwand bei der Abwicklung europaweiter Hardwarebedarfe.
Die Ausgangssituation
bofrost benötigte eine Lösung für die europaweite Beschaffung von IT-Hardware.
Die Bestellstruktur war dabei besonders anspruchsvoll. Neben unterschiedlichen Lieferorten mussten 141 Rechnungsempfänger korrekt berücksichtigt werden. Gleichzeitig bestand ein regelmäßiger Bedarf an kleinen Stückzahlen und einzelnen Geräten.
Für Einkauf und IT bedeutete dies einen hohen Koordinationsaufwand. Jede Bestellung musste dem richtigen Empfänger zugeordnet, mit den passenden kaufmännischen Daten versehen und an den vorgesehenen Standort geliefert werden.
Die Herausforderung lag deshalb nicht allein in der Beschaffung der Hardware. Entscheidend war die zuverlässige Abbildung vieler einzelner Bestellvorgänge innerhalb eines einheitlichen Prozesses.
Zu den zentralen Anforderungen gehörten:
- europaweite Abwicklung von Hardwarebestellungen
- korrekte Zuordnung zu 141 Rechnungsempfängern
- Bearbeitung kleiner Stückzahlen und Einzelbestellungen
- Einhaltung freigegebener Hardwarekonfigurationen
- flexible Belieferung unterschiedlicher Standorte
- klare kaufmännische und logistische Zuordnung
- kurzfristige Verfügbarkeit bei wiederkehrendem Bedarf
Die Herausforderung
Viele Beschaffungsmodelle sind auf größere, gebündelte Bestellmengen ausgelegt. Im Alltag entstehen jedoch häufig kleinere Bedarfe, etwa für neue Mitarbeitende, Ersatzgeräte oder einzelne Standorte.
Bei bofrost mussten auch solche kleinteiligen Bestellungen wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll abgewickelt werden.
Dabei waren drei Aspekte besonders wichtig:
Flexible Bestellmengen Auch einzelne Geräte und kleine Stückzahlen sollten innerhalb der vereinbarten Prozesse beschafft werden können.
Korrekte kaufmännische Zuordnung Jede Bestellung musste zuverlässig dem jeweiligen Rechnungsempfänger zugeordnet werden.
Verfügbarkeit definierter Geräte Freigegebene Konfigurationen sollten möglichst kurzfristig abrufbar sein, ohne bei jedem Bedarf einen vollständigen neuen Beschaffungsprozess auszulösen.
Die Lösung: Rahmenvertrag mit Acer
Als Grundlage für die Hardwareversorgung etablierte U+P gemeinsam mit bofrost einen Rahmenvertrag mit Acer.
Dieser schuf einheitliche Voraussetzungen für die Beschaffung der vorgesehenen Geräte. Freigegebene Konfigurationen, kaufmännische Konditionen und Bestellwege konnten dadurch verbindlicher und wiederholbar abgebildet werden.
Auch kleinere Bedarfe ließen sich innerhalb des vereinbarten Modells bearbeiten. bofrost musste nicht für jede Einzelbestellung neue Konditionen und Produkte abstimmen.
Der Rahmenvertrag unterstützte insbesondere:
- die Standardisierung der eingesetzten Hardware
- wiederkehrende Bestellungen zu definierten Rahmenbedingungen
- die Abwicklung kleiner und größerer Bedarfe
- die zentrale Koordination mit dem Hersteller
- eine bessere Planbarkeit von Preisen und Verfügbarkeit
- die Versorgung mehrerer Standorte
Kleinteilige Bestellungen strukturiert abbilden
Ein wesentlicher Schwerpunkt der Lösung war die Abwicklung kleiner und einzelner Bestellungen.
Statt nur größere Rollouts oder Sammelbedarfe zu unterstützen, wurde der Prozess so aufgebaut, dass auch einzelne Geräte zuverlässig bestellt und ausgeliefert werden konnten.
Die benötigten Informationen wurden jeder Bestellung eindeutig zugeordnet. Dazu gehörten unter anderem:
- vorgesehener Lieferort
- zuständiger Rechnungsempfänger
- bestellte Hardwarekonfiguration
- benötigte Stückzahl
- kaufmännische Zuordnungsdaten
- projektbezogene Angaben
Dadurch konnten viele kleine Bestellvorgänge innerhalb einer einheitlichen Struktur bearbeitet werden.
141 Rechnungsempfänger zuverlässig berücksichtigen
Die Anzahl der Rechnungsempfänger stellte besondere Anforderungen an die kaufmännische Abwicklung.
Jeder Auftrag musste korrekt zugeordnet und mit den passenden Rechnungsinformationen versehen werden. Fehler in diesem Bereich hätten zu Rückfragen, nachträglichen Korrekturen und zusätzlichem Aufwand in Einkauf und Buchhaltung führen können.
U+P berücksichtigte die 141 Rechnungsempfänger innerhalb des abgestimmten Bestellprozesses. Dadurch konnten die unterschiedlichen kaufmännischen Strukturen von bofrost zuverlässig abgebildet werden.
Das sorgte für:
- klare Zuordnung einzelner Bestellungen
- weniger manuelle Nachbearbeitung
- geringeres Risiko fehlerhafter Rechnungsadressierung
- bessere Nachvollziehbarkeit der Beschaffungsvorgänge
- Entlastung der beteiligten Fachabteilungen
Vorratslager für freigegebene Konfigurationen
Zusätzlich zum Rahmenvertrag etablierte U+P ein Vorratslager in Köln.
Dort wurden freigegebene Hardwarekonfigurationen für bofrost vorgehalten. Dadurch mussten die benötigten Geräte nicht bei jeder Einzelbestellung erneut beim Hersteller beschafft werden.
Sobald ein Bedarf entstand, konnte die passende Hardware aus dem vorhandenen Bestand abgerufen und an den jeweiligen Standort geliefert werden.
Das Vorratsmodell erhöhte die Verfügbarkeit und verkürzte die Lieferzeiten deutlich.
Das Ergebnis
bofrost konnte seine europaweiten Hardwarebestellungen effizienter und flexibler abwickeln.
Durch den Rahmenvertrag mit Acer wurden einheitliche Beschaffungsgrundlagen geschaffen. Das Vorratslager in Köln erhöhte die Verfügbarkeit der freigegebenen Konfigurationen und verkürzte die Lieferzeiten.
Gleichzeitig ermöglichte der abgestimmte Prozess die zuverlässige Bearbeitung kleinteiliger Bestellungen und die korrekte Zuordnung zu 141 Rechnungsempfängern.
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