Integrierte Beschaffungsprozesse für BG prevent
Eine individuelle Shopanbindung mit Onventis integriert die IT-Beschaffung von BG prevent in Buchhaltung und Warenwirtschaft und reduzierte manuelle Prüf- und Buchungsschritte deutlich.
IT-Beschaffung vollständig in Buchhaltung und Warenwirtschaft integriert
Manuelle Bestell-, Prüf- und Buchungsprozesse kosten Zeit und erhöhen das Risiko von Fehlern. Besonders bei regelmäßigem IT-Bedarf entstehen schnell viele wiederkehrende Arbeitsschritte: Bestelldaten müssen übertragen, Rechnungen geprüft und Informationen zwischen verschiedenen Systemen abgeglichen werden.
BG prevent stand vor genau dieser Herausforderung. Der Einkauf war durch manuelle und repetitive Aufgaben stark belastet. Bestellungen, Prüfprozesse und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen waren mit mehreren Arbeitsschritten verbunden, die personelle Kapazitäten banden.
U+P entwickelte eine individuelle Shopanbindung, die den Beschaffungsprozess direkt mit dem bestehenden Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem verband.
Das Ergebnis: weniger manuelle Eingriffe, automatisierte Prüfmechanismen und ein deutlich effizienterer Einkaufsprozess.
Die Ausgangssituation
Die Beschaffung von IT-Produkten war bei BG prevent mit mehreren manuellen Prozessschritten verbunden.
Informationen aus Bestellungen mussten geprüft, weitergegeben und teilweise in andere Systeme übertragen werden. Auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erforderte wiederkehrende Abstimmungen und manuelle Kontrollen.
Mit steigendem Bestellaufkommen erhöhte sich dadurch die Belastung im Einkauf. Mitarbeitende waren regelmäßig mit administrativen Aufgaben beschäftigt, die sich in ähnlicher Form bei nahezu jeder Bestellung wiederholten.
Zu den zentralen Herausforderungen gehörten:
- manuelle Erfassung und Übertragung von Bestelldaten
- wiederkehrende Prüfung von Preisen und Artikeldaten
- Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung
- manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Medienbrüche zwischen Beschaffung, Warenwirtschaft und Buchhaltung
- erhöhtes Risiko von Übertragungs- und Zuordnungsfehlern
Die Herausforderung
Das Ziel bestand nicht nur darin, einzelne Arbeitsschritte zu digitalisieren. Der gesamte Beschaffungsprozess sollte systemübergreifend verbessert werden.
Dafür musste die Shoplösung mit den vorhandenen Prozessen von BG prevent zusammenspielen. Bestellungen sollten strukturiert an die Warenwirtschaft übergeben werden, während relevante Informationen für Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung ebenfalls verfügbar sein mussten.
Gleichzeitig war sicherzustellen, dass bestehende Prüf- und Freigabeschritte berücksichtigt werden.
Im Mittelpunkt standen dabei vier Anforderungen:
Durchgängige Datenübertragung
Bestell- und Rechnungsdaten sollten nicht mehrfach manuell eingegeben werden müssen.
Automatisierte Prüfungen
Wiederkehrende Kontrollen sollten systemseitig erfolgen, soweit dies innerhalb der definierten Prozesse möglich war.
Einbindung bestehender Systeme
Die Lösung musste sich in das vorhandene Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem integrieren.
Entlastung des Einkaufs
Repetitive Aufgaben sollten reduziert werden, damit mehr Zeit für koordinierende und fachliche Tätigkeiten blieb.
Die Lösung: Individuelle Shopanbindung an die bestehende Systemlandschaft
U+P realisierte eine individuelle Shopanbindung, die den Beschaffungsshop mit den bestehenden Systemen von BG prevent verknüpfte.
Dadurch konnten relevante Bestellinformationen strukturiert an die Warenwirtschaft und Buchhaltung übergeben werden. Die Mitarbeitenden wählten die benötigten IT-Produkte über den angebundenen Shop aus, während die weitere Verarbeitung innerhalb der bestehenden Unternehmensprozesse erfolgte.
Die Integration reduzierte Medienbrüche und verhinderte, dass identische Daten mehrfach in verschiedenen Systemen erfasst werden mussten.
Das Ergebnis
Mit der individuellen Shopanbindung entstand bei BG prevent ein durchgängigerer Beschaffungsprozess.
Bestellinformationen wurden strukturiert an Warenwirtschaft und Buchhaltung übergeben. Automatisierte Prüfmechanismen reduzierten den Kontrollaufwand, während Eingangsrechnungen innerhalb des integrierten Prozesses verarbeitet und verbucht werden konnten.
Dadurch sank der manuelle Aufwand im Einkauf deutlich. Gleichzeitig wurden wiederkehrende Fehlerquellen reduziert und die Bearbeitung von Bestellungen effizienter gestaltet.
Mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben im Einkauf
Die Integration wirkte sich nicht nur auf die Geschwindigkeit einzelner Bestellungen aus. Sie entlastete die Mitarbeitenden auch von wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten.
Anstatt Daten mehrfach zu erfassen, Rechnungen manuell zuzuordnen und Standardprüfungen einzeln durchzuführen, konnte sich der Einkauf stärker auf Koordination, Bedarfsplanung und kaufmännische Aufgaben konzentrieren.
Die Lösung zeigt, welchen Nutzen eine Beschaffungslösung entfalten kann, wenn sie nicht isoliert betrieben, sondern in die bestehenden Unternehmenssysteme eingebunden wird.
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